Guide d'utilisation du système Hirassa

Guide complet étape par étape pour gérer et répartir la surveillance des examens avec efficacité

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Bienvenue dans le Guide de démarrage rapide

Ce guide est conçu pour vous faciliter la configuration et la gestion de votre centre d'examen. Suivez les six étapes suivantes dans l'ordre pour répartir la surveillance et imprimer vos rapports.

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Étape 1 : Configuration du centre d'examen

Le processus commence par la saisie des informations détaillées du centre. Allez dans Paramètres puis cliquez sur Configuration de l'examen.

  • Saisissez le nom de l'établissement (Centre d'examen), le code du centre, la wilaya et la commune.
  • Définissez le nom du directeur du centre, son titre officiel et le nom du coordinateur pour les en-têtes.
  • Spécifiez le nom de l'examen, les dates de début/fin, et le modèle (ex: BEM ou BAC pour générer les sessions automatiquement).
  • Ajustez le nombre de surveillants par salle (par défaut : 2) et le nombre de remplaçants requis par session.
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Étape 2 : Configuration des salles et des sessions (Matières)

Après avoir enregistré l'examen, accédez à l'onglet Salles et Sessions pour configurer la structure :

  • Ajouter des salles : Ajoutez les salles manuellement ou utilisez la fonction "Ajout groupé" (ex: Salle 1 à 20) en spécifiant la capacité.
  • Ajouter des sessions (Matières) : Créez les sessions en sélectionnant le jour, le type (matin/après-midi), la matière et les horaires.
  • Note intelligente : Vous pouvez exclure certaines sessions de la répartition (ex: l'après-midi du dernier jour) sans les supprimer, en cliquant sur "Exclure" dans le tableau.
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Étape 3 : Importation et classification des enseignants

Pour répartir la surveillance, le système requiert la liste des enseignants. Accédez à l'onglet Enseignants :

  • Importation intelligente : Copiez et collez la liste directement depuis Excel, PDF ou texte. Le système identifie automatiquement les champs (Nom, Prénom, Spécialité, Établissement).
  • Détection automatique du genre (IA) : Le script détecte le genre de l'enseignant (Homme/Femme) via Gemini IA pour adapter le titre (ex: surveillant / surveillante).
  • Classification des surveillants : Attribuez la bonne catégorie à chaque enseignant (Secondaire, Moyen, Primaire) pour une répartition équitable des rôles de chef de salle.
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Étape 4 : Répartition automatique et audit par IA

C'est ici que réside la force du système. Accédez à l'onglet Distribution de la surveillance :

  • Cliquez sur Lancer la répartition automatique pour répartir équitablement les enseignants dans les salles et réserves, évitant les conflits et assurant l'égalité des sessions.
  • Audit intelligent (IA Auditor) : Envoyez le planning à Gemini IA pour obtenir un rapport détaillé confirmant la conformité ou proposant des optimisations.
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Étape 5 : Gestion des absences et remplacement par la réserve

Pendant l'examen, des imprévus et absences peuvent survenir. Gérez-les avec professionnalisme :

  • Si un enseignant est absent à une session, allez sur le planning et cliquez sur Enregistrer absence/dispense à côté de son nom.
  • Le système recherche instantanément un remplaçant de réserve disponible pour cette période, l'affecte à la salle et enregistre l'action.
  • Si un enseignant abandonne définitivement, déclarez-le comme Abandonné pour annuler et remplacer toutes ses affectations en un clic.
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Étape 6 : Extraction des rapports et fiche technique

L'étape finale consiste à extraire les documents officiels. Accédez à l'onglet Rapports :

  • Statistiques globales : Consultez les statistiques du centre, les catégories, et exportez vers Excel (CSV) ou imprimez.
  • Planning mural : Imprimez le planning mural complet ou filtrez par jour ou session pour économiser du papier.
  • Fiches individuelles : Générez des convocations individuelles contenant le planning personnalisé de chaque enseignant.
  • Registre d'absence : Imprimez séparément les rapports d'absences, d'abandons et d'exemptions.
  • Fiche technique du centre : Un document officiel résumant le centre, les capacités, les ratios de présence, avec signature du directeur.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Vous pouvez toujours consulter le responsable ou contacter le développeur via les coordonnées situées en bas du site.